Trưởng phòng Chất lượng

CÔNG TY CỔ PHẦN HAI BỐN BẢY (247Express)

Vị trí: Trưởng phòng Chất lượng

Tính chất công việc: Làm việc với dữ liệu, quy trình, sự vụ vận hành, chất lượng dịch vụ và phối hợp thường xuyên với nhiều ĐV/PB.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Trách nhiệm

• Quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của Phòng QCD theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

• Tổ chức xây dựng, chuẩn hóa, kiểm soát và cải tiến hệ thống quy trình, quy định, hướng dẫn, biểu mẫu và tài liệu quản trị chất lượng.

• Quản lý hệ thống chỉ tiêu chất lượng vận hành, dữ liệu chất lượng và báo cáo quản trị chất lượng.

• Chỉ đạo kiểm soát chất lượng vận hành, xử lý sự vụ chất lượng, tra soát, biên bản chất lượng và các vấn đề phát sinh tại TTKT/Bưu cục.

• Quản lý master data vận hành và phối hợp số hóa các yêu cầu quản trị chất lượng.

• Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc/cấp quản lý các giải pháp cải tiến hệ thống vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ và kiểm soát rủi ro.

• Quản lý, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự thuộc Phòng QCD hoạt động hiệu quả, đồng bộ.

2. Nhiệm vụ

Quản lý, điều hành hoạt động Phòng QCD

• Xây dựng kế hoạch hoạt động của Phòng QCD theo định hướng, mục tiêu chất lượng và yêu cầu quản trị của Công ty.

• Phân công, điều phối, giám sát và đánh giá kết quả công việc của các nhóm trực thuộc.

• Thiết lập cơ chế phối hợp giữa các nhóm Quy trình, Chất lượng, Kiểm soát nhằm bảo đảm thông tin xuyên suốt, xử lý vấn đề kịp thời và hạn chế chồng chéo.

• Theo dõi tiến độ thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm, báo cáo định kỳ/đột xuất cho Ban Tổng Giám đốc/cấp quản lý.

Quản lý hệ thống quy trình, quy định và tài liệu chất lượng

• Chỉ đạo xây dựng, chuẩn hóa, cập nhật và kiểm soát hệ thống quy trình, quy định, hướng dẫn công việc, biểu mẫu và tài liệu thuộc phạm vi Phòng QCD.

• Đánh giá tính phù hợp, tính hiệu lực và tính hiệu quả của hệ thống tài liệu đang áp dụng tại các đơn vị.

• Tổ chức rà soát, đề xuất sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc hủy bỏ tài liệu không còn phù hợp với thực tế vận hành.

• Định hướng chuẩn hóa hệ thống theo các phương pháp quản trị phù hợp như ISO, PDCA, Kaizen, RCA, 5W1H hoặc các công cụ cải tiến khác.

• Phối hợp với các ĐV/PB trong việc triển khai, đào tạo và hướng dẫn áp dụng tài liệu hệ thống.

Quản lý chỉ tiêu chất lượng vận hành

• Chỉ đạo xây dựng, chuẩn hóa và theo dõi các chỉ tiêu chất lượng vận hành của Công ty.

• Tổ chức tổng hợp, phân tích và đánh giá các chỉ số như SLA, CT1, tồn đọng, trễ hành trình, sai tuyến, sai dịch vụ, hư hỏng, thất lạc, thiếu hàng, biên bản chất lượng và các chỉ số liên quan khác.

• Theo dõi xu hướng chất lượng, nhận diện điểm nghẽn, cảnh báo sớm rủi ro và đề xuất biện pháp phòng ngừa.

• Đánh giá hiệu quả chất lượng theo đơn vị, tuyến, khu vực, nhân sự hoặc nhóm nghiệp vụ khi cần thiết.

• Báo cáo tình hình chất lượng vận hành định kỳ/đột xuất cho Ban Tổng Giám đốc/cấp quản lý và đề xuất cải tiến.

Quản lý, chỉ đạo xử lý sự vụ chất lượng

• Chỉ đạo xử lý các sự vụ chất lượng nghiêm trọng, phức tạp hoặc có ảnh hưởng lớn đến khách hàng, vận hành và uy tín Công ty.

• Tổ chức kiểm tra, rà soát nguyên nhân gốc rễ đối với các lỗi chất lượng phát sinh.

• Định hướng phương án xử lý, khắc phục, phòng ngừa tái diễn và phối hợp với đơn vị/cá nhân liên quan thực hiện.

• Kiểm soát việc xử lý sự vụ bảo đảm đúng quy trình, đúng thời hạn, đủ thông tin và có căn cứ xử lý.

• Đề xuất phương án truy thu, bồi thường, chế tài, nhắc nhở hoặc cải tiến theo quy định Công ty.

Quản lý hoạt động kiểm soát chất lượng

• Chỉ đạo tổ chức kiểm soát chất lượng và hành trình hàng hóa qua các TTKT.

• Theo dõi, kiểm soát các sự cố phát sinh như thiếu hàng, thừa hàng, sai tuyến, sai trạng thái, chậm/trễ, hư hỏng, thất lạc hoặc các bất thường khác.

• Kiểm soát việc lập, xử lý và chốt biên bản chất lượng đảm bảo đầy đủ thông tin, đúng thời hạn và đúng quy định.

• Chỉ đạo tra soát và cung cấp hình ảnh hàng hóa qua băng tải TTKT để phục vụ xác minh sự vụ, khiếu nại hoặc yêu cầu kiểm tra.

• Giám sát việc sử dụng mã khách hàng nội bộ/khách hàng lẻ của các đơn vị; phát hiện và đề xuất xử lý các trường hợp sử dụng sai mục đích, sai thông tin, sai quy định hoặc có dấu hiệu bất thường.

• Kiểm tra việc tuân thủ quy trình vận hành, quy định chất lượng và hướng dẫn nghiệp vụ tại TTKT/Bưu cục.

Quản lý master data và dữ liệu vận hành

• Chỉ đạo xây dựng, cập nhật và quản lý master data vận hành thuộc phạm vi Phòng QCD.

• Tổ chức tiếp nhận, đánh giá và xử lý các vướng mắc liên quan đến master data.

• Đánh giá tác động của master data đến chỉ số vận hành, chất lượng dịch vụ và hiệu quả quản trị.

• Phối hợp với Công nghệ để số hóa yêu cầu quản trị, kiểm thử, nghiệm thu và cải tiến hệ thống dữ liệu/chỉ số.

Tham mưu cải tiến hệ thống vận hành

• Tổng hợp các vấn đề chất lượng, điểm nghẽn vận hành, lỗi lặp lại và rủi ro phát sinh để đề xuất cải tiến.

• Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc/cấp quản lý các giải pháp cải tiến quy trình, hệ thống, công cụ, dữ liệu và phương thức kiểm soát.

• Tiếp nhận, phân loại và đánh giá các ý kiến cải tiến, đề xuất thay đổi quy trình hoặc điều chỉnh chỉ số chất lượng từ các ĐV/PB.

• Phối hợp với các đơn vị liên quan để triển khai giải pháp cải tiến, theo dõi kết quả sau cải tiến và đánh giá hiệu quả áp dụng.

Quản lý đội ngũ nhân sự Phòng QCD

• Tham gia tuyển dụng, bố trí và phát triển nhân sự thuộc Phòng QCD.

• Phân công công việc, kiểm soát tiến độ và đánh giá hiệu quả làm việc của các Trưởng nhóm và nhân sự trực thuộc.

• Hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ chất lượng, quy trình, kiểm soát và phân tích dữ liệu cho nhân sự mới và nhân sự hiện hữu.

• Đề xuất khen thưởng, nhắc nhở, đào tạo bổ sung hoặc điều chỉnh phân công nhằm nâng cao năng lực đội ngũ.

• Xây dựng tinh thần làm việc chủ động, trách nhiệm, phối hợp, cải tiến và hướng đến kết quả.

• Đảm bảo hoàn thành các công việc khác theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc/cấp quản lý.

Đảm bảo hoàn thành các công việc khác theo yêu cầu của quản lý cấp trên.

1. Yêu cầu cơ bản

• Bằng cấp: Đại học chính quy trở lên chuyên ngành Quản trị chất lượng, Logistics, Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Luật, Công nghiệp, Hệ thống quản lý hoặc các ngành liên quan.

• Giới tính: Nam/Nữ

• Kinh nghiệm:

• Ít nhất 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản trị chất lượng, vận hành, logistics/chuyển phát nhanh hoặc hệ thống quản lý.

• Ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý cấp phòng/Trưởng nhóm cấp cao hoặc vị trí tương đương.

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong ngành chuyển phát nhanh, logistics, bưu chính, vận hành đa điểm hoặc doanh nghiệp có mạng lưới lớn.

• Ngoại ngữ: Không bắt buộc; ưu tiên có khả năng đọc hiểu tài liệu chuyên môn hoặc giao tiếp cơ bản khi làm việc với đối tác/nhà cung cấp.

2. Yêu cầu năng lực chuyên môn

Thái độ

• Tư duy hệ thống, logic và có tinh thần cải tiến liên tục.

• Trách nhiệm cao, quyết đoán, khách quan và có quan điểm công việc rõ ràng.

• Chủ động nhận diện vấn đề, không né tránh trách nhiệm và chịu áp lực cao.

• Công bằng, chuẩn mực, bảo mật thông tin và có tinh thần phối hợp liên phòng ban.

• Hướng đến kết quả, chất lượng dịch vụ và hiệu quả vận hành.

• Có thể đi công tác.

Kỹ năng

• Kỹ năng quản lý phòng ban, phân công nguồn lực, kiểm soát tiến độ và đánh giá hiệu quả công việc.

• Kỹ năng xây dựng, chuẩn hóa, rà soát và cải tiến quy trình/quy định, HDCV, ...

• Kỹ năng phân tích dữ liệu, xây dựng chỉ số, đọc báo cáo vận hành và nhận diện xu hướng chất lượng.

• Kỹ năng xử lý sự vụ phức tạp, phân tích nguyên nhân gốc rễ và đề xuất phương án khắc phục/phòng ngừa.

• Kỹ năng giao tiếp, thương lượng, xử lý tình huống và phối hợp với nhiều ĐV/PB.

• Kỹ năng đào tạo, hướng dẫn, truyền đạt và phát triển năng lực đội ngũ.

• Thành thạo tin học văn phòng; sử dụng tốt Word, Excel, PowerPoint và các công cụ/phần mềm quản trị dữ liệu, báo cáo hoặc hệ thống vận hành liên quan.

Kiến thức

• Kiến thức về quản trị chất lượng, hệ thống quản lý, hệ thống tài liệu, kiểm soát thay đổi và cải tiến liên tục.

• Kiến thức về vận hành chuyển phát nhanh/logistics, luồng hàng hóa, hành trình đường thư, trạng thái hệ thống, bảng kê và thông tin chuyến thư.

• Kiến thức về quản trị chỉ tiêu chất lượng SLA, CTO, CT1, tồn đọng, trễ hành trình, sai tuyến, hư hỏng, thất lạc và các chỉ số vận hành liên quan.

• Kiến thức về kiểm soát sự vụ chất lượng, tra soát, biên bản chất lượng, truy thu/bồi thường và các quy định xử lý phát sinh.

• Kiến thức về master data vận hành, dữ liệu hệ thống, nguyên tắc đo lường, theo dõi và báo cáo.

• Kiến thức về các phương pháp/công cụ quản trị và cải tiến như ISO, PDCA, Kaizen, RCA, 5W1H, Pareto hoặc các công cụ phân tích phù hợp.

Yêu cầu năng lực quản lý

• Hoạch định mục tiêu, kế hoạch và nguồn lực của Phòng QCD.

• Tổ chức, phân công, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc của các nhóm trực thuộc.

• Dẫn dắt đội ngũ giải quyết vấn đề, xử lý sự vụ và triển khai cải tiến.

• Đào tạo, kèm cặp và phát triển năng lực kế thừa cho các Trưởng nhóm/nhân sự chủ chốt.

• Xây dựng văn hóa làm việc chủ động, trách nhiệm, minh bạch, phối hợp và hướng đến chất lượng.

• Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc/cấp quản lý bằng dữ liệu, bằng chứng và phân tích có cơ sở.

PHÚC LỢI

• Được hưởng chế độ: Thưởng lễ, tết, lương tháng 13; quà sinh nhật; thăm hỏi ốm đau;

• Du lịch hàng năm

• Nghỉ lễ, tết, nghỉ hàng năm và các quyền lợi khác theo quy định của nội quy lao động và pháp luật có liên quan (BHXH, BHYT, BHTN, Ngày phép,…);

• Được làm việc trong một công ty chuyên nghiệp, đội ngũ nhân viên trẻ, năng động và thân thiện, có cơ hội thăng tiến..

THỜI GIAN LÀM VIỆC: Thứ 2 – Thứ 6: 8h-17h; Sáng Thứ 7 Online

ĐỊA ĐIỂM LÀM VIỆC: 326 Võ Văn Kiệt, Quận 1; có thể đi công tác tại TTKT, Bưu cục, Vùng hoặc các đơn vị theo yêu cầu công việc.

QUY TRÌNH PHỎNG VẤN: 02 vòng