Trợ lý Chủ tịch

*Yêu cầu CV ứng tuyển bằng Tiếng Việt

Vị trí: Trợ lý chủ tịch

Công ty: 247Express

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Trách nhiệm

• Hỗ trợ Chủ tịch HĐQT trong công tác quản lý lịch làm việc, điều phối thông tin, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện các chỉ đạo.

• Đảm bảo các thông tin, báo cáo và hồ sơ phục vụ Chủ tịch được tổng hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời và bảo mật.

• Theo dõi tiến độ thực hiện các kết luận, chỉ đạo và các nhiệm vụ/dự án trọng yếu theo yêu cầu của Chủ tịch.

• Hỗ trợ kết nối và điều phối công việc giữa Chủ tịch HĐQT với Ban Điều hành, các phòng/ban và đơn vị trực thuộc.

• Thực hiện các công việc được Chủ tịch HĐQT giao, đảm bảo đúng yêu cầu, thời hạn và chất lượng.

2. Nhiệm vụ

2.1. Hỗ trợ Chủ tịch & công tác hành chính

• Quản lý, sắp xếp và tối ưu lịch làm việc, lịch họp và lịch công tác của Chủ tịch HĐQT.

• Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, báo cáo và các nội dung cần thiết phục vụ các cuộc họp, buổi làm việc và chuyến công tác.

• Tham dự các cuộc họp theo phân công; ghi nhận nội dung, kết luận và các đầu việc sau cuộc họp.

• Theo dõi, đôn đốc và cập nhật tình trạng thực hiện các chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT.

2.2. Điều phối thông tin & đối ngoại

• Là đầu mối kết nối và điều phối thông tin giữa Chủ tịch HĐQT với Ban Điều hành, các phòng/ban và đơn vị trực thuộc.

• Tiếp nhận, phân loại, tổng hợp và truyền đạt thông tin, văn bản đến/đi theo chỉ đạo.

• Hỗ trợ Chủ tịch tiếp đón và làm việc với đối tác, khách hàng chiến lược, cơ quan quản lý nhà nước và các bên liên quan.

• Phối hợp tổ chức các cuộc họp, buổi làm việc với đối tác, khách hàng và các bên liên quan.

2.3. Theo dõi dự án & phân tích dữ liệu

• Theo dõi và đánh giá tiến độ triển khai các dự án, chương trình và nhiệm vụ trọng yếu.

• Tổng hợp, phân tích dữ liệu kinh doanh và vận hành phục vụ công tác quản trị.

• Chuẩn bị các báo cáo quản trị định kỳ tuần/tháng/quý theo yêu cầu.

• Kịp thời báo cáo các vấn đề, rủi ro, điểm nghẽn và các nội dung cần Chủ tịch xem xét.

2.4. Pháp lý & hồ sơ quản trị

• Phối hợp rà soát, kiểm tra và chuẩn bị hợp đồng, văn bản, hồ sơ và tài liệu quan trọng trước khi trình Chủ tịch phê duyệt.

• Phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý các vấn đề về hồ sơ, văn bản và nội dung cần trình.

• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công trực tiếp của Chủ tịch HĐQT.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

1. Yêu cầu cơ bản

• Bằng cấp: Tốt nghiệp Đại học, yêu cầu tốt nghiệp trường top và có học lực giỏi

• Giới tính: Không yêu cầu

• Độ tuổi: 1990 - 2000

• Kinh nghiệm: Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương như Trợ lý điều hành, Thư ký điều hành, Trợ lý Tổng Giám đốc/Chủ tịch hoặc Office Manager. Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực Logistics/Chuyển phát nhanh.

• Có kinh nghiệm làm chiến lược, xây dựng được sản phẩm dịch vụ, chính sách

• Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt.

2. Yêu cầu năng lực chuyên môn

Thái độ

• Chủ động, trách nhiệm và có tinh thần hỗ trợ cao.

• Cẩn thận, tỉ mỉ, có tính tổ chức và kỷ luật tốt.

• Linh hoạt, nhạy bén trong xử lý công việc và tình huống phát sinh.

• Chịu được áp lực công việc cao và có khả năng đáp ứng yêu cầu về thời gian.

• Trung thực, đáng tin cậy và có đạo đức nghề nghiệp tốt.

• Có ý thức cao trong việc bảo mật thông tin của Công ty và Chủ tịch HĐQT.

Kỹ năng

• Kỹ năng giao tiếp và phối hợp tốt với nhiều cấp/bộ phận.

• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp và điều phối công việc.

• Kỹ năng xây dựng quy trình

• Kỹ năng tổng hợp, phân tích, đánh giá dữ liệu và lập báo cáo.

• Kỹ năng theo dõi tiến độ và quản lý nhiều nhiệm vụ đồng thời.

• Kỹ năng xử lý tình huống và giải quyết vấn đề.

• Kỹ năng xây dựng báo cáo, tài liệu và presentation.

• Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là MS Excel và MS PowerPoint.

• Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và làm việc với đối tác là lợi thế.

Kiến thức

• Có hiểu biết về hoạt động kinh doanh, vận hành và quản trị doanh nghiệp.

• Có hiểu biết về hợp đồng, văn bản và các yêu cầu pháp lý trong hoạt động doanh nghiệp là lợi thế

• Hiểu biết về lĩnh vực Logistics/Chuyển phát nhanh là lợi thế

3. Yêu cầu năng lực quản lý

• Có khả năng điều phối công việc giữa nhiều cá nhân, phòng ban và đơn vị.

• Có khả năng theo dõi, đôn đốc và kiểm soát tiến độ thực hiện công việc.

• Có khả năng tổng hợp và cung cấp thông tin kịp thời phục vụ việc ra quyết định của lãnh đạo.

• Có tư duy hệ thống, khả năng nhìn nhận vấn đề tổng thể và chủ động đề xuất giải pháp.

PHÚC LỢI

• Được hưởng chế độ: Thưởng lễ, tết, lương tháng 13; quà sinh nhật; thăm hỏi ốm đau;

• Du lịch hàng năm

• Nghỉ lễ, tết, nghỉ hàng năm và các quyền lợi khác theo quy định của nội quy lao động và pháp luật có liên quan (BHXH, BHYT, BHTN, Ngày phép,…);

• Được làm việc trong một công ty chuyên nghiệp, đội ngũ nhân viên trẻ, năng động và thân thiện, có cơ hội thăng tiến..

THỜI GIAN LÀM VIỆC: Thứ 2- thứ 6; thứ 7 (online). Thời gian làm việc còn linh động theo lịch làm việc của Chủ Tịch và thời gian đi công tác

ĐỊA ĐIỂM LÀM VIỆC: Tòa nhà Samco, 326 Võ Văn Kiệt, Phường Cầu Ông Lãnh, TP. Hồ Chí Minh.

QUY TRÌNH PHỎNG VẤN: 02 vòng